一、目的

为了进一步加强会议室管理，提高使用率，明确各部门或团体使用学院会议室的规定及申请使用流程，特制定此制度。

二、定义

本制度的会议室主要指的是I区205会议室以及SA105模联实验室。

三、用途

I205会议室用途：学院会议、部门会议、党支部会议、教师培训、招聘面试、专家接待、读书会以及适合在此会议室举办的小型活动等等，无特殊情况不可挪为它用。

SA105模联实验室用途：学术讲座、大型学院竞赛活动、模拟联合国大会、晚会典礼、宣讲会、部分课程授课以及适合在此实验室开展的其他活动，无特殊情况不可挪为它用。

四、会议室使用规定

1.会议室均由学院综合办公室（I404）统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

2.部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向学院综合办公室教学秘书老师提出申请并填写《会议室借用记录表》，经教秘老师准许后方可使用。临时性使用会议室，必须综合办公室负责人同意后方可使用；

3.使用原则:先申请，后使用。没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，补充相应手续后可使用;但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人;特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序；

4.遇学院层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先礼让学院层级的重要会议；

5.部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开始使用。超过10分钟仍未到达会议室的，学院综合办公室有权对会议室的使用另作安排；

6.任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施并且安全使用。严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿；

7.会议室内的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室；

8.会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由综合办公室予以协助；

9.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，尽量避免在会议室饮食和吸烟。使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时需关闭空调、投影仪等电源设备，并检查门窗是否关闭；

10.如部门或个人临时取消申请，需告知综合办公室教秘老师，再需使用时需重新申请。

国际关系学院

2021年10月19日